Chaque événement est unique ! Pour rester dans les mémoires, une organisation rigoureuse et bien planifiée peut toutefois s’avérer utile. Il s’agit de ne pas négliger certains éléments clés comme le choix du lieu et le budget, mais aussi le ciblage des participants. Voici quelques conseils pour organiser un congrès ou colloque médical réussi.
L’importance d’un congrès médical.
Cet événement professionnel du secteur de la santé peut se révéler très important pour l’entreprise. Le congrès médical (qu’il prenne la forme d’un colloque ou symposium) est l’occasion de rencontrer d’autres professionnels de la santé, de se faire connaître, voire d’obtenir des soutiens.
Ce moment d’échange autour d’une thématique cruciale (pour l’entreprise, la profession, le secteur d’activité ou encore la communauté), accompagne les prises de décisions.
Les étapes de l’organisation d’un congrès médical
1. Établir un cahier des charges
Le cahier des charges permet une vue d’ensemble de l’événement à organiser :
- Le lieu : à trouver selon les critères de capacité d’accueil, d’emplacement pratique, de choix d’hébergement ou encore d’équipements
- La date : en semaine, si l’objectif est professionnel (pour que les entreprises ou agences puissent y participer), mais le weekend si la portée est caritative
- Les profils des participants à convier : il s’agit d’opter pour le bon équilibre. S’ouvrir et éviter l’entre soi tout en restant dans son domaine. On opte pour une liste regroupant des professionnels du secteur, mais également des professeurs et des chercheurs, des chefs d’entreprise, des représentants d’associations, voire des responsables politiques selon la portée de l’événement
- L’envergure de l’événement : si elle est d’ordre international, la préparation sera bien différente !
- Le thème de l’événement : très important, ne serait-ce que pour le choix des conférenciers…
- Les objectifs de la ou des journées : des messages à passer aux partenaires, des décisions à prendre, des connaissances à partager entre professionnels
- Engager du personnel pour vous aider dans vos différentes tâches
2. Définir un budget
Dans l’événementiel, une bonne organisation consiste également à déterminer le montant alloué au séminaire et à évaluer les coûts pour les différents aspects du congrès. Le financement comprend divers critères qui peuvent aller de la location de la salle à la restauration, en passant par le défraiement des intervenants et de l’équipe, les trajets, l’hébergement, le matériel, les invitations, les divertissements (à organiser en soirée par exemple) ou visites (ce peut être l’organisation d’une journée off) et la communication autour de l’événement, etc.
Le financement de tels événements peuvent s’appuyer sur vos ressources (budget alloué pour une entreprise, bénéfices dans le cas d’une association…) ou sur la facturation aux participants pour couvrir certaines dépenses du séminaire.
3. Trouver des partenaires pour soutenir l’événement
Qu’il s’agisse de cautions scientifiques, de mécènes, de sponsors liés à la santé, d’experts clés… obtenir le soutien de partenaires est toujours intéressant pour étendre la portée de votre événement, et en garantir le professionnalisme. En outre, vos participants souhaitent échanger des idées et, sans doute aussi, développer leur réseau. Rien de mieux que l’événementiel !
4. Trouver des conférenciers
Envoyez les invitations bien en avance pour réunir les experts que vous souhaitez convier au congrès. Plus vous vous y prenez tôt, meilleure sera l’organisation des rencontres ! Selon le thème pour lequel vous avez opté, il peut être intéressant de proposer des regards complémentaires mais aussi variés tout au long de la soirée.
5. Définir le format
Cette étape est importante pour un rayonnement optimal de l’événement. En effet, un congrès international peut nécessiter la mise en place d’une communication numérique de type visioconférence, ou/et de prévoir faire appel à un interprète spécialisé dans le domaine de la santé, tout au long de l’événement ou le temps d’une soirée consacrée aux échanges. Rapprochez-vous d’une agence de traduction pour trouver le bon interprète, également à l’aise dans l’événementiel.
6. Élaborer le programme
Le programme contient des informations clés qui aident à orienter les participants tout au long du congrès : intitulés précis des événements (ateliers, cessions de coworking, soirée, mais également repas), horaires des conférences, plan des salles…
7. Préparer le matériel de présentation
Prévoir les supports de présentation pour les conférenciers, leur facilite la vie et évite les cafouillages de dernière minute ! Ces événements ont souvent une portée pédagogique et les conférences s’appuient sur la présentation de vidéos, de documents projetés, etc. Projecteurs, écrans, ordinateurs, matériel pour le son sont donc indispensables. Et pourquoi ne pas fournir un modèle de présentation propre au congrès ? Détail qui a son importance : n’hésitez pas à prévoir un micro mobile pour les sessions questions-réponses. Enfin, là encore, bien anticiper de faire appel à une agence spécialisée dans la traduction médicale et scientifique si une traduction est nécessaire.
8. Être attentif à l’accessibilité
Rien ne doit être laissé au hasard… et aux solutions de dernières minutes ! Vous devez faciliter la venue des participants : le lieu est-il accessible en voitures (places de parking), en transports en commun, en avion ? Qu’en est-il de l’accès aux personnes à mobilité réduite ? Si le congrès se déroule sur plusieurs jours, vérifier si des hébergements sont présents à proximité, et en nombre suffisant.
9. Promouvoir la conférence
La communication est aujourd’hui facilitée par la multiplicité des outils numériques à notre disposition. À condition de savoir les utiliser et aux bons moments. Choisissez bien vos canaux pour qu’ils soient adaptés à vos cibles et si possible en lien avec l’événementiel.
Quoi qu’il en soit, une bonne promotion est essentielle en amont de l’événement ou/et de la soirée afin d’assurer son succès ! Mais, également pendant et après. Vous pourriez faire appel à un prestataire pour concevoir un logo propre à l’événement, voire tout un travail graphique autour de celui-ci, à réaliser en agence spécialisée dans l’événementiel.
Lire également : Stratégies de marketing numérique qui fonctionnent dans le domaine de la santé
10. Gérer les inscriptions
Source de stress, assurez-vous de tenir à jour vos inscriptions, désistements et solutions de remplacement… sans quoi, vous ne saurez plus où donner de la tête le jour J !
Un événement sur le domaine de la santé requiert une certaine rigueur et une grande vigilance de la part de l’organisateur, qui en assure la planification bien en amont. En effet, certains éléments sont spécifiques à ce domaine. En outre, les participants seront des experts – médecins, pharmaciens, scientifiques – et il vous sera nécessaire de savoir comment répondre à leurs exigences.